Trong cuộc sống hàng ngày, đôi lúc chúng ta sẽ thấy hóa đơn đỏ được sử dụng, phát hành ghi nhận hoạt động giao dịch giữa 2 bên. Xuất hóa đơn đỏ cần tuân thủ những quy định nghiêm ngặt của nhà nước, đảm bảo tính minh bạch, công khai. Quản lý hóa đơn đỏ với với công cụ hỗ trợ excel hoặc phần mềm chuyên biệt. Hiện nay giá phần mềm kế toán khá rẻ tạo nên nhiều cơ hội cho doanh nghiệp lựa chọn.
Kế toán viên xuất hóa đơn đỏ trong những trường hợp nào? Chia sẻ dưới đây sẽ hữu ích giúp kế toán viên trong hoạt động kiểm kê và xuất hóa đơn đỏ đúng quy định.
Doanh nghiệp được xuất hóa đơn đỏ cần đáp ứng điều kiện nào?
Hóa đơn đỏ xuất hiện nhiều, phổ biến trong mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, những trường hợp nào doanh nghiệp được xuất hóa đơn đỏ vẫn là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp, kế toán viên. Việc xuất hóa đơn đỏ được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, với các điều kiện cụ thể sau:
Đối tượng tự in hóa đơn:
- Doanh nghiệp, đơn vị vì sự nghiệp đã được cấp mã số thuế: có hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ, hoạt động trong khu công nghiệp/ khu chế xuất, doanh nghiệp có số vốn điều lệ trên 15 tỷ đồng tính đến thời điểm phát hành hóa đơn.
- Doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 1/6/2014, có số vốn điều lệ nhỏ hơn 15 tỷ đồng. Với các điều kiện: đã được cấp mã số thuế, có doanh thu bán hàng, hệ thống đảm bảo việc in ấn hóa đơn đúng quy định, có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đơn vị kế toán được thành lập đúng quy định trong luật kế toán.
Đối tượng tạo hóa đơn đặt in:
- Đối tượng doanh nghiệp thuộc đối tượng tự in nhưng không đáp ứng đủ điều kiện tự in hóa đơn thì đặt in.
- Doanh nghiệp, tổ chức không thuộc đối tượng mua bán hóa đơn của cơ quan thuế, có nhu cầu sử dụng hóa đơn phục vụ kinh doanh, mua bán hàng hóa.
Nguyên tắc và quy định khi in xuất hóa đơn đỏ
Việc in và xuất hóa đơn đỏ được quy định nghiêm ngặt, quản lý đảm bảo tính minh bạch, công khai. Yêu cầu doanh nghiệp in xuất hóa đơn đỏ cần tuân thủ những quy định sau:
- Doanh nghiệp cần có phần mềm tự in hóa đơn theo quy định, có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trong lĩnh vực phần mềm hoặc máy tính) hoặc doanh nghiệp mua phần mềm in ấn hóa đơn.
- Yêu cầu đơn vị xuất hóa đơn cần đánh số hóa đơn tự động, mỗi hóa đơn chỉ được in ra và sử dụng 1 lần. Trường hợp in ra bản thứ 2 cần xuất thông tin bản copy.
- Phần mềm in hóa đơn đảm bảo các tiêu chí bảo mật, có sự phân quyền quản lý rõ ràng, tránh làm giả, làm nhái hóa đơn đỏ.
Hóa đơn đỏ là phần quan trọng của mỗi doanh nghiệp, chứng từ ghi nhận hoạt động giao dịch. Xuất hóa đơn đỏ, người tiêu dùng sẽ chịu thuế xuất VAT trong những điều kiện và quy định riêng. Kế toán viên cần nắm rõ quy định, trường hợp xuất hóa đơn đỏ.
Phần mềm kế toán tại https://sme.misa.vn/bao-gia/Home/Quotation sẽ hỗ trợ, cập nhật và ghi lại thông tin hóa đơn đỏ, chứng từ chính xác, hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ hữu ích cho doanh nghiệp, kế toán viên trong nghiệp vụ xuất hóa đơn đúng quy định.
